Header-Footer, Preview dan Cetak Dokumen

Prepared By Ekasari Nugraheni 4 - 1
Header-Footer, Preview
dan Cetak Dokumen
Pada Bab ini anda akan mempelajari cara:
Ø Membuat header dan footer
Ø Membuat nomor halaman pada header
Ø Menambahkan informasi pada footer
Ø Mengatur ukuran halaman pada Page Preview
Ø Mengatur jumlah halaman pada Page Preview
Ø Mengatur opsi-opsi pencetakan
Ø Mencetak halaman-halaman tertentu
Setelah dokumen dibuat, diedit dan diformat sesuai kebutuhan, satu hal lagi
yang perlu dilakukan adalah memberi nomor halaman pada dokumen. Dalam
bab ini, anda akan belajar cara memberikan nomor halaman pada dokumen.
Selain itu anda juga belajar untuk menambahkan informasi di header dan
footer pada halaman dokumen anda.
Setelah dokumen dibuat lengkap dengan memberi nomor halaman dan
informasi lainnya, mungkin anda ingin mencetaknya. Sebelum dokumen
dicetak, anda dapat melihat bagaimana hasil cetakan dokumen dengan
menggunakan Page Preview. Dari tampilan pada Page Preview anda dapat
melihat tata letak dokumen, kekurangan atau kesalahan yang ada pada
dokumen sehingga anda bisa mengeditnya sebelum dicetak.
Saat proses cetak dokumen anda juga akan belajar bagaimana cara memilih
printer, ukuran kertas yang digunakan dan bagaimana cara mencetak
seluruh dokumen atau halaman tertentu.
BAB
4
Bagian 1 : Open Office Writer
4 - 2
Header dan Footer
Header dan footer adalah informasi yang dibuat di atas dan dibawah
halaman dokumen. Informasi yang biasanya disimpan adalah mengenai
nomor halaman, tanggal, penulis, judul dokumen atau informasi lain yang
diperlukan.
Informasi header dan footer juga dapat diisi dengan tabel atau gambar,
misalnya untuk menampilkan logo perusahaan disetiap halaman dokumen.
Membuat nomor halaman di header
Nomor halaman dapat anda buat dibagian atas atau bawah halaman
dokumen. Sebelum memulai latihan, anda harus membuka dokumen file
Intro.odt.
Open
1. Pada toolbar Standar, klik tombol Open. Akan tampil kotak dialog
Open.
2. Pilih folder tempat file yang akan dibuka tersimpan (Latihan Writer).
3. Setelah folder Latihan Writer aktif, pada daftar nama-nama file akan
terlihat file yang sudah disimpan sebelumnya.
4. Pilih file Intro.odt, klik tombol Open. Dokumen Intro akan tampil pada
jendela.
Latihan berikut akan mengajak anda untuk memberi nomor halaman
dibagian atas (header) halaman dokumen secara otomatis. Ikuti langkahlangkah
berikut
Page Number
Page Count
1. Untuk menyediakan tempat bagi ruang header, klik Menu Insert |
Header, pilih Default. Tampil satu baris kosong pada bagian atas
halaman yang disediakan untuk header.
2. Letakkan pointer pada baris header.
3. Ketik : Hal, tekan spacebar satu kali
4. Klik Menu Insert | Fields, pilih Page Number, tekan spacebar satu
kali.
5. Ketik : dari, tekan spacebar satu kali
6. Klik Menu Insert | fields, pilih Page Count
Sekarang halaman dokumen anda sudah memiliki nomor halaman yang
berada disisi kiri atas halaman.
Field-field informasi yang bisa diambil dan digunakan dari menu Insert |
Fields adalah
Field Keterangan
Menampilkan tanggal saat dokumen dibuat. Tanggal yang
muncul adalah tanggal yang aktif pada sistem. Format tanggal
adalah mm/dd/yy (bulan/tanggal/tahun).
Bab 4 : Header-Footer, Preview dan Cetak Dokumen
4 - 3
Menampilkan jam saat dokumen dibuat dengan format
hh:mm:ss AM/PM (jam:menit:detik)
Menampilkan nomor halaman.
Menampilkan jumlah total halaman.
Menampilkan Subject dari dokumen. Untuk membuat subjek
dokumen dari menu File – Properties pada tab Description.
Menampilkan Title dari dokumen. Untuk membuat title
dokumen dari menu File – Properties pada tab Description.
Menampilkan nama pembuat dokumen.
Mengatur informasi lain yang bisa ditampilkan.
Cara lain menambahkan header atau footer pada dokumen adalah dari menu
Format | Page. Cara menggunakannya adalah :
1. Klik menu bar , pilih Format | Page
2. Klik tab Header.
3. Klik Header On, dan tentukan batas kiri dan kanan header.
§ Ganti nilai Spacing dengan 0.30”
§ Ganti nilai Height dengan 0.30”
4. Klik tab Footer, dan lakukan cara seperti pada langkah ke 3.
5. Klik OK.
Mengatur format nomor halaman
Anda dapat mengatur format nomor halaman yang ada pada halaman
dokumen. Format yang dapat anda atur adalah posisi nomor, tipe, ukuran
dan warna font, menambahkan teks, gambar dan lainnya.
Align Right
1. Blok seluruh teks pada header
§ Pilih type font Courier dengan size 10
Bagian 1 : Open Office Writer
4 - 4
Font Color
§ Tekan tombol Align Right pada toolbar formatting
§ Pilih font color : Blue
Hasil latihan memberi nomor halaman akan tampak seperti ilustrasi berikut
Menambah informasi dokumen di footer
Latihan berikut akan mengajak anda untuk menambahkan informasi tanggal
dan jam pada bagian bawah halaman (footer).
Field Date
Field Time
1. Klik menu Insert | Footer, pilih Default. Tampil satu baris kosong
pada bagian bawah halaman yang disediakan untuk footer.
2. Letakkan pointer pada baris footer.
3. Klik menu Insert | Fields, pilih Date, akan tampil tanggal yang diambil
dari sistem.
4. Diakhir tanggal, tekan spacebar satu kali, ketik -- , tekan spacebar
satu kali
5. Klik menu Insert | Fields | Time, akan tampil jam yang diambil dari
sistem.
6. Blok semua informasi pada footer
§ Ubah type font menjadi Courier dengan Size 10.
§ Pilih font color : Blue
Sekarang halaman dokumen anda sudah memiliki informasi tanggal dan jam
saat dokumen dibuat yang berada disisi kiri bawah halaman.
Menghilangkan header dan footer
Header dan footer yang telah anda buat dapat anda batalkan atau hilangkan.
Bab 4 : Header-Footer, Preview dan Cetak Dokumen
4 - 5
Ada dua cara untuk menghilangkan header atau footer
1. Dari Menu Insert :
§ Klik Menu Insert | Header atau Footer. Pilih Default.
§ Jika ada tanda cheklist pada Default berarti header masih ada,
untuk menghilangkan header/footer, klik Default untuk
menghilangkan tanda checklist.
§ Akan tampil kotak dialog yang meminta konfirmasi remove
header/footer. Pilih Yes untuk menghilangkan header/footer. Pilih
No untuk membatalkan hapus header/footer.
2. Dari Menu Format :
§ Klik Menu Format | Page.
§ Untuk menghilangkan header, pilih tab Header. Non-aktifkan
checklist pada Header on dengan mengklik pada tombol checklist
hingga tandanya hilang.
§ Untuk menghilangkan footer, pilih tab Footer. Non-aktifkan
checklist pada Footer on dengan mengklik pada tombol checklist
hingga tandanya hilang.
§ Akan tampil kotak dialog yang meminta konfirmasi remove
header/footer. Pilih Yes untuk menghilangkan header/footer. Pilih
No untuk membatalkan hapus header/footer.
Setup Halaman
Ketika dokumen akan dicetak maka anda perlu mengatur format halaman
yang mencakup ukuran kertas yang akan dicetak, margin kiri, kanan, atas
dan bawah halaman serta format lainnya.
Pengaturan halaman ini melalui menu Format | Page, yang akan
menampilkan kotak dialog Page Style : Default, terdri dari 8 tab halaman.
Tab Page Style Keterangan
Organizer Menyediakan style-style halaman. Yang standar dipakai
adalah Default. Style-style yang lain diantaranya Endnote,
Envelope, Footnote dan lain-lain. Jika kita memilih style ang
lain, maka akan format halaman akan berubah sesuai dengan
style yang dipilih.
Page Mengatur format halaman. Mulai dari ukuran dan bentuk
orientasi kertas, pengaturan tata letak tampilan dan batas
margin.
Background Mengatur background halaman. Dua pilihan yaitu Color atau
grafik.
Header Membuat dan menghilangkan header serta mengatur margin
header
Bagian 1 : Open Office Writer
4 - 6
Footer Membuat dan menghilangkan footer serta mengatur margin
footer
Borders Membuat garis pada halaman dengan style-style garis,
bayangan dan bentuk yang dapat dipilih.
Columns Menset jumlah kolom pada halaman serta mengatur lebar
dan spasi setiap kolom.
Footnote Membuat catatan kaki pada halaman.
Format halaman
Hasil cetakan dokumen anda mungkin akan dijilid, sehingga anda perlu
menyediakan sedikit ruang disatu sisi halaman untuk keperluan penjilidan.
Untuk itu halaman anda perlu diformat agar keperluan tersebut bisa
terpenuhi.
Untuk mengatur format halaman, ikuti latihan berikut :
1. Klik Menu Format |Page, akan tampil kotak dialog Page style
:Default
2. Pilih tab Page.
3. Pada Paper format, untuk memilih ukuran halaman.
§ Pada panah drop-down Format : Pilih Letter. Width dan Height
akan menyesuaikan dengan format kertas yang dipilih.
Tips :
Jika ukuran halaman yang akan anda gunakan tidak tersedia pada daftar format,
anda dapat mengatur ukuran lebar dan tinggi kertas sendiri dengan memilih format
User. Setelah itu set nilai width dan Height sesuai dengan keperluan halaman anda.
4. Pada Margins, set nilai-nilai berikut :
§ Set nilai untuk Left : 1.00”
§ Set nilai untuk Right : 1.00”
§ Set nilai untuk Top : 1.00”
§ Set nilai untuk Bottom : 1.00”
5. Pada Paper Layout, pilih Right and Left.
6. Klik OK, sekarang halaman anda sudah menggunakan format yang
baru.
Bab 4 : Header-Footer, Preview dan Cetak Dokumen
4 - 7
Tips :
Jika dokumen anda akan dicetak bolak-balik pada satu kertas, maka gunakan pilihan
Mirrored pada Paper Layout.
Menyisipkan pemutus halaman
Saat anda mengetik pada Writer, teks akan langsung berpindah ke halaman
berikutnya jika sudah mencapai akhir halaman. Begitu pula jika anda
menghapus atau menambahkan teks atau menyisipkan tabel atau gambar,
maka pemutus halaman secara otomatis akan menyesuaikan dengan
pertambahan atau penurangan isi halaman.
Selain secara otomatis, anda juga dapat mengontrol pemutus halaman
sesuai keinginan anda. Latihan berikut akan mengajak anda untuk
memutuskan teks pada halaman 1 menjadi awal teks di halaman 2.
1. Letakkan pointer di awal kalimat Berikut ini adalah beberapa fitur yang
hadir bersama Open Office :
2. Tekan Ctrl + Enter
Teks tadi akan berpindah ke halaman berikutnya.
Menghilangkan pemutus halaman
Untuk menghilangkan pemutus halaman yang telah dibuat yaitu dengan cara
1. Letakkan pointer diawal kalimat yang akan anda hapus pemutus
halaman manualnya
2. Tekan tombol Backspace.
Preview Dokumen
Sebelum anda memutuskan untuk cetak dokumen, ada baiknya anda untuk
melihat bagaimana bentuk dokumen anda seandainya nanti jadi dicetak. Jika
Bagian 1 : Open Office Writer
4 - 8
anda klik menu File | Page Preview , maka anda dapat melihat bagaimana
bentuk dokumen jika nanti dicetak. Jendela Page-Preview memperlihatkan
bentuk dan tata letak teks-teks pada dokumen. Jika ada yang tidak sesuai
dengan keinginan anda, dokumen masih dapat diedit sehingga anda
terhindar dari pekerjaan cetak dokumen yang sia-sia.
Untuk melihat preview dokumen ikuti cara berikut :
Page Preview
Ø Dari toolbar standar, klik tombol Page Preview atau dari menu File |
Page Preview. Akan tampil jendela Page Preview yang menampilkan
halaman pertama dari dokumen.
Menu baris tetap tidak berubah, toolbar formattng sudah tidak tampak,
hanya beberapa tombol pada toolbar standar yang masih dapat digunakan
dan toolbar Page Preview akan muncul.
Layar anda akan tampak seperti berikut
Toolbar Page
Preview
Mengatur ukuran dokumen pada jendela Page Preview
Anda dapat memperbesar atau memperkecil ukuran dokumen pada tampilan
jendela Page Preview.
Untuk memperbesar atau memperkecil tampilan dokumen ikuti latihan
berikut.
Zoom In
1. Zoom In - memperbesar tampilan halaman,
Bab 4 : Header-Footer, Preview dan Cetak Dokumen
4 - 9
Zoom Out
§ Klik tombol Zoom In. Anda akan lihat pada Preview Zoom nilai
persentasenya akan bertambah besar dan tampilan dokumen anda
juga semakin besar.
§ Untuk menambah besar tampilan lagi, anda bisa klik kembali
tombol Zoom In. Maksimal pembesaran tampilan adalah hingga
600%.
2. Zoom Out - memperkecil tampilan halaman,
§ Klik tombol Zoom Out. Nilai persentase pada Preview Zoom akan
berkurang dan tampilan dokumen juga akan mengecil.
§ Pengecilan tampilan halaman adalah hingga 25%.
Preview zoom
Preview Zoom
Preview Zoom digunakan untuk melihat dan mengatur nilai persentase
tampilan halaman. Pada Preview Zoom disediakan lima ukuran persentase
tampilan halaman, yaitu 25%, 50%, 75%, 100%, 150% dan 200%. Nilai-nilai
persentase ini sesuai dengan ukuran tampilan halaman yang anda inginkan.
Anda hanya perlu mengisi nilai persentase pada Preview Zoom, tekan Enter
dan tampilan halaman anda akan menyesuaikan dengan persentase yang
anda buat.
Menampilkan halaman
Default jumlah halaman yang ditampilkan saat halaman Page Preview tampil
adalah dua. Ukuran dokumen dapat anda atur dengan mengubah nilai
persentase pada Preview Zoom.
Ada beberapa pilihan jumlah halaman yang dapat ditampilkan pada halaman
Page Preview.
Page Preview :
Two Pages
Navigasi
halaman
Book Preview
1. Page Preview : Two Pages (default).
§ Klik tombol Page Preview:Two Pages pada toolbar Page Preview.
Akan tampil dua halaman pada jendela, dan setiap menekan
tombol navigasi untuk pindah halaman (next page, previous page,
to Document End, to Document Begin) akan selalu menampilkan
dua halaman.
2. Book Preview
§ Klik tombol Book Preview pada toolbar Page Preview.
Menampilkan halaman seperti membuka halaman buku. Pada
halaman pertama akan tampil satu halaman, halaman berikutnya
akan tampil dua halaman, halaman akhir akan tampil satu
halaman.
Page Preview :
Multiple Pages
3. Page Preview : Multiple Pages
§ Klik panah drop-down pada tombol Page Preview-Multiple Pages
untuk menampilkan jumlah halaman sesuai kebutuhan. Berapa
jumlah baris dan kolom halaman yang ingin ditampilkan dapat
Bagian 1 : Open Office Writer
4 - 10
dipilih
§ Klik mouse dan pilih ukuran jumlah halaman yang diinginkan.
§ Lepaskan mouse
Anda dapat berlatih menggunakan tombol preview untuk melihat
perbedaannya.
Mencetak Dokumen
Print…
Untuk mencetak seluruh halaman dokumen dengan pengaturan default dan
tanpa menset opsi-opsi pencetakan adalah dengan menekan tombol Print
yang ada pada toolbar standar. Sebelumnya printer yang terhubung dengan
komputer harus diaktifkan terlebih dulu.
Printer Settings
Ada beberapa tombol dan menu yang berhubungan dengan pencetakan,
yaitu
Ø Hanya set printer dan tidak mencetak dokumen gunakan menu File |
Printer Settings
Ø Untuk set printer dan mencetak dokumen gunakan menu File | Print
Set printer
Jika komputer anda terhubung dengan banyak printer, maka anda harus
menentukan printer mana yang akan dipakai untuk mencetak dokumen.
Beberapa hal lain yang harus diatur diantaranya tata letak kertas, ukuran
kertas, dan jika printer berwarna anda dapat mengatur kualitas warna yang
akan digunakan.
Untuk mengatur hal-hal tersebut anda dapat menggunakan dari menu File |
Printer setting.
Latihan kali ini, anda akan belajar setting printer.
1. Klik menu File | Printer setting, akan tampil kotak dialog Printer
Setup.
2. Klik panah drop-down di kotak Name, akan tampil nama-nama printer
yang terhubung pada momputer anda.
3. Pilih salah satu nama printer yang akan dipakai. Informasi status, type
dan lokasi printer akan muncul dibawahnya. Jika printer tersedia,
maka statusnya adalah Ready.
Pilih Printer
Bab 4 : Header-Footer, Preview dan Cetak Dokumen
4 - 11
4. Untuk mengatur opsi-opsi lain, klik tombol Properties, akan tampil
kotak dialog dari nama printer yang terpilih.
5. Klik OK untuk kembali ke dokumen.
Kotak dialog properties printer terdiri dari dua tab halaman, yaitu Layout dan
Paper/Quality. Anda dapat mengatur tata letak kertas, memilih kualitas
warna (jika printer warna), dan memilih ukuran kertas output.
Mencetak halaman tertentu
Tetapi mungkin anda hanya memerlukan halaman tertentu untuk dicetak.
Pada latihan ini, anda akan mencetak hanya halaman kedua dari dokumen
Intro.odt.
Print
1. Klik Menu File | Print, akan tampil kotak dialog Print
2. Dari daftar printer pilih printer dengan State Ready. Keterangan
status, type dan lokasi printer juga disediakan pada daftar printer.
3. Klik tab Job, untuk menentukan halaman yang akan dicetak
4. Pada Print Range, klik option Pages, isi nilai From: 2 To : 2
(mencetak hanya halaman 2 saja). Jika akan mencetak seluruh
halaman, pilih option All.
Pilih
Printer
Pilih halaman
yang akan
dicetak
Bagian 1 : Open Office Writer
4 - 12
5. Numbers of Copies adalah jumlah copy dari setiap halaman yang
akan dicetak. Defaultnya adalah 1.
6. Klik tombol Print. Proses pencetakan halaman kedua akan segera
mulai.
Tips :
All à mencetak semua halaman
Pages à mencetak halaman tertentu
Selection à mencetak dokumen yang dipilih